每封电子邮件都包含一些关键组成部分。
有些你看见了，有些你看不见。
如果您不确定完整的电子邮件究竟由什么组成，或者您只是想确保没有遗漏任何内容，尤其是第一次与某人联系时，本指南适合您。
我们将介绍电子邮件的组成部分及其结构，无论您是在撰写专业消息、后续邮件还是冷电子邮件。
您还会发现一份可下载的清单，供您在点击发送之前查看。
让我们先来看看电子邮件的实际结构——从顶部到 底部。
电子邮件的三层结构
在分解每个部分之前，我们先来看一下整体情况。每封电子邮件都有三个层次——技术层面、基调层面以及传达实际信息层面。
1. 信封层（你看不见的东西）
这是电子邮件服务器查看的内容，而不是人类查看的内容。它包括以下内容：
发送电子邮件的 IP退回邮件的返回地址SPF 等身份验证信号和 DKIM
您无需每次发送电子邮件时都进行此项配置，但这很重要。如果此处出现问题，您的电子邮件可能会被归类为垃圾邮件，甚至根本无法送达。
2. 标题层（第一印象）
这是某人打开您的电子邮件之前在其收件箱中显示的内容：
来自名字
邮箱主题行前置文本发送给谁（以及是否有其他人 抄送）
这些详细信息决定您的电子邮件是否被打开、忽略或标记为垃圾邮件。
另请参阅：
Gmail 将在 832 年屏蔽 2025 多个垃圾邮件触发词
将此层视为您的预览 - 如果它看起来不正确，其余部分就无关紧要。
3. 正文层（实际信息）
这是您的内容所在的地方——这也是您发送电子邮件的最初原因。
它包括你的开场白、主要信息、你的行动号召以及你的结束方式。
这部分的任务是：让读者轻松理解你在说什么以及你希望他们做什么 下。
每个电子邮件组件（通过示例和专业提示进行解释）
现在您已经了解了电子邮件自上而下的结构，让我们将其分解成几个部分。这些是收件人看到的核心组件，它们都决定着您的电子邮件是否被阅读、回复或忽略。
让我们逐一讨论 时间。
1. 发件人姓名和电子邮件地址
它是什么：
发件人信息会显示在收件箱中。通常包含姓名和电子邮件地址，例如：Sparkle.io 的 Sam – sa*@*****le.io
为什么它的事项：
人们在决定打开邮件之前会先浏览发件人姓名。如果他们不认识或不信任这封邮件，就更有可能跳过它——或者更糟的是，将其标记为垃圾邮件。
如何正确操作：
使用真实姓名，而不仅仅是品牌将其与专业的电子邮件地址配对（避免使用@gmail或奇怪的域名进行业务拓展）格式如下：公司名字或全名（如果您单独发送电子邮件）
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计费示例：
正确：Sparkle 的 Sam sa*@*****le.io避免： 没有*****@**********es.com or ma*******@*******23商务
要避免的常见错误：
从无回复地址发送
在同一序列的电子邮件中使用不一致的发件人姓名
从 info@ 等通用地址发送，除非绝对 必要
2. 收件人/抄送/密送字段
它是什么：
这些字段显示电子邮件发送给了谁。
至：主要接收者CC：对于那些应该看到电子邮件但不需要采取行动的人BCC：隐藏收件人
为什么它的事项：
虽然这些看似微不足道的细节，却能改变信息的基调。如果你抄送某人，你就是在传递透明的信息。如果你密送，你就是在悄悄地进行。滥用这些细节可能会显得粗心大意，在某些情况下，甚至显得可疑。
如何正确操作：
始终仔细检查 至 字段 — 特别是当你复制一个线程时使用 VHDL 语言编写 CC 谨慎使用——只有当有人真正需要曝光时使用 VHDL 语言编写 BCC 用于向多人发送同一条消息，且不暴露每个人的地址
要避免的常见错误：
在冷门推广中混合使用 CC 和 BCC（很容易触发垃圾邮件过滤器）意外地向一长串可见的列表发送一封冷电子邮件（严重破坏信任）忘记删除占位符或旧的电子邮件地址
3.主题行
它是什么：
收件人收件箱中显示的单行邮件，就在您的 名称。
为什么它的事项：
这是他们首先看到的内容，通常也是他们在决定是否打开之前唯一会阅读的内容。一个好的主题行能够吸引注意力，而不会听起来 垃圾邮件。
如何正确做:
保持简短（通常 2-3 个词就足够了）使其具体、相关且自然——不要耍花招测试不同的风格：基于问题、利益驱动或好奇心引导A/B 测试示例：A：“快速询问一下您第二季度的招聘计划。”B：“Sparkle.io 的销售宣传（和你想象的不一样）”
要避免的常见错误：
使用全部大写或过多标点符号太模糊（“后续跟进”或“只是确认一下”）充斥流行语或点击诱饵
4. 标题文本
它是什么：
这是大多数邮件中显示在主题行旁边的小预览文本 收件箱。
为什么它的事项：
这是你第二次提供背景信息并说服对方打开邮件的机会。你可以把它看作是主题行的简短延伸，而不是 重复。
如何正确操作：
写成一个自然地从主题引出的句子明确提示里面的内容使用句子大小写——它应该感觉像一个自然的想法计费示例：咨询内容：“需要入职帮助吗？”报头：“这是新员工实际会使用的简单清单。”
要避免的常见错误：
留空（某些电子邮件工具默认这样做）逐字重复主题行让它显示随机的第一行文本，例如“看不到这封电子邮件？单击此处。”
5。 欢迎
它是什么：
电子邮件开头的问候语。思考一下： 嗨，莎拉， or 亲爱 团队，。
为什么它的事项：
它奠定了基调。太随意，可能会显得不专业。太正式，又会显得拘谨。合适的称呼既能体现尊重，又能体现语境。 意识。
如何正确操作：
使用 VHDL 语言编写 你好 [名字] 对于大多数专业电子邮件使用 VHDL 语言编写 您好 or 嘿 取决于你的关系或语气对于团体： 大家好, 嗨团队 或 您好 [部门]
要避免的常见错误：
拼错某人的名字（仔细检查）避免使用“尊敬的先生/女士”——这听起来像是一封格式信，不适合现代电子邮件，尤其是冷门邮件。完全省略称呼（尤其是在冷淡或正式的电子邮件中）
6.开场白
它是什么：
问候之后的第一句话——它设定了背景和 动量。
为什么它的事项：
大多数人会在几秒钟内决定是否继续阅读。清晰、相关的开头更容易让人坚持下去。 你。
如何正确操作：
提及共同点（推荐、帖子、公司等）对于冷门邮件， 个性化相关性：统计数据、角色、最新帖子计费示例：“我看到你们正在招聘销售代表 (SDR)——我们最近帮助另一个 SaaS 团队将销售代表数量提升了 2 倍。”
要避免的常见错误：
以“我希望你一切安好”开头——这种开头太过空洞不顾背景直接进入推销让一切都围绕着你而不是他们
7. 主体
它是什么：
核心信息——你真正想要的是 通信。
为什么它的事项：
这是你传递价值的地方。如果内容太长、太模糊，或者过于聚焦于你，读者就读不完。 它。
如何正确操作：
保持简短——最多 3-5 个短段落专注于一个明确的想法或询问像说话一样写作：清晰、直接、有用
结构思路：
一行设置上下文1-2 行关于值/点1 行引导至 CTA
另请参阅：
234 个电子邮件行动号召示例：心理学剧本 (2025)
要避免的常见错误：
解释太多——保持可扫描性使用行话或销售流行语一次要求太多东西
8. 格式和视觉效果
它是什么：
您的电子邮件的外观——段落间距、换行符、粗体文本、项目符号、 等等
为什么它的事项：
人们不会阅读长篇大论的文字。如果你的信息看起来杂乱无章或难以浏览，那么即使内容 大。
如何正确操作：
使用空白——短段落，每段 1-2 句话使用项目符号或粗体来标出关键点（但要谨慎）测试它在移动设备上的显示效果——大多数人都在手机上阅读电子邮件
要避免的常见错误：
长而连续的段落格式过度（粗体、斜体、颜色混乱）忘记在移动设备上预览
9. 链接和行动号召
它是什么：
您的 立即登入 — 链接、按钮或询问您希望读者采取行动 上。
为什么它的事项：
每一封好的电子邮件都有其目的。如果你不清楚你希望读者做什么，他们就不会去做 它。
如何正确操作：
保持简单和单一：一个主要行动使用简单的语言：“预约时间”，“如果有兴趣请回复”等。只链接必要的内容 — 不转载
CTA示例：“你愿意今天打 15 分钟电话吗？ 星期？”
要避免的常见错误：
将 CTA 隐藏在长段落中使用“告诉我你的想法”之类的模糊陈述，没有方向添加过多链接，可能会压垮或触发垃圾邮件过滤器
10.社会证明（如果需要）
它是什么：
快速提及可信度，例如结果、客户姓名、奖项或 统计。
为什么它的事项：
它让读者有理由信任你，尤其是在陌生邮件或销售对话中。如果做得好，它就能支撑你的信息，而无需 吹牛。
如何正确操作：
简要提及相关客户、结果或成就与其背景相关——而不仅仅是提及名字计费示例：“我们与 Shopify、Basecamp 和 Drift 的团队合作，以改善入职流程。”
要避免的常见错误：
列出太多徽标或不相关的名称提出主张却没有证据支持对于冷门邮件：添加一些与读者世界无关的大人物
11. 签字和结束语
它是什么：
在你名字前的最后一句话或短语为你总结定下基调 向上。
为什么它的事项：
这是你最后的印象。好的结尾让人感觉自然、礼貌、自信。糟糕的结尾可能会让人感觉唐突或过于 正式。
如何正确操作：
保持简短和对话性使你的语气与电子邮件的其余部分保持一致结束语示例：“告诉我什么方法最有效。”签核示例：- 最好- 谢谢– 尽快谈– 干杯（随意的语气）
要避免的常见错误：
过度使用诸如“期待您的回复”之类的短语（尤其是在冷邮件中）像“真诚地”这样的机械式结尾与语气不符我忘了加一个
12。 签名
它是什么：
底部的区块包含您的姓名、职务和联系方式 信息。
为什么它的事项：
它让收件人能够快速了解你是谁以及如何联系你。这也是一种微妙的信任 信号。
如何正确操作：
保持简单且易于扫描包括姓名、职位、公司和至少一种联系方式仅在相关时添加徽标或日历链接
计费示例：李乔丹合作伙伴关系，Paytmjo****@***tm.com | 支付宝
要避免的常见错误：
链接、免责声明或社交图标过多使其仅显示图像（可能会被阻止或标记）使用过时的信息或损坏的链接
另请参阅：
可转换的冷电子邮件签名：9 年的 2025 个最佳实践
13. 电子邮件页脚
它是什么：
电子邮件的最底部通常包含法律细节、联系信息和取消订阅 链接。
为什么它的事项：
在新闻通讯、冷电子邮件和任何电子邮件中 发送 添加到列表中，这有助于您遵守以下法规 CAN-SPAM 和 《通用数据保护条例》（GDPR）.
如何正确操作：
包括您公司的名称和实际邮寄地址如果是群发邮件或冷邮件，请添加一个简单的退出链接保持设计简洁，如果不需要的话可以忽略
要避免的常见错误：
隐藏取消订阅链接（可能会影响送达率）忘记实际地址（法律要求营销电子邮件必须提供）复制粘贴合法的样板文件，但格式不正确
现在您已经了解了结构良好的电子邮件的每个部分，下面是您可以在发送之前使用的简单清单。
抓住下面的 PDF 并把它放在手边，它将使您免于猜测并帮助您发现漏掉的小东西。
[下载清单 →]立即访问您的文件！
您应该了解的热门电子邮件元素
掌握了基础知识后，您就可以做更多的事情，尤其是当您想让您的电子邮件在拥挤的收件箱中脱颖而出时。大多数指南都止步于主题行和行动号召 (CTA)，但这里有一些现代元素，可以提升您的电子邮件外观和性能。
1. 互动元素（民意调查、悬停效果、AMP）
这些可以让读者无需离开就能与您的电子邮件互动 - 例如投票、扩展内容，甚至提交表格。
为什么它的事项：
它减少了摩擦。你不需要要求用户点击链接并加载页面，而是直接在页面中完成交互。 收件箱。
常见用例：
产品反馈调查嵌入式预约选择器可折叠的内容部分
2. 真正个性化
仅仅添加某人的名字是不够的。真正的个性化应该体现收件人的公司、角色、行为或兴趣。
为什么它的事项：
这表明你付出了努力，并且与主题相关。当你的邮件明显没有内容时，人们更有可能回复。 群发。
效果更好的方法：
引用最近的博客文章或产品发布根据职位或行业定制价值根据操作触发电子邮件（不仅仅是列表）
3.实时内容（倒计时、股票行情、天气）
实时元素会动态更新——即使在电子邮件发送之后。
为什么它的事项：
它们营造紧迫感和新鲜感。您可以直接在 点击此处发送电子邮件。
用例：
活动或促销倒计时限时优惠显示当前库存水平或空位
探索工具： NiftyImages、Liveclicker、Movable Ink
4. 动态产品区块或实时内容推送
这些块不是静态图像或列表，而是基于用户数据、一天中的时间或库存而变化。
为什么它的事项：
它能保持邮件内容的相关性，无需重写或重新发送。非常适合电商或内容密集型邮件。 电子邮件。
例子：
按地点显示热门产品根据标签自动更新博客内容根据过去点击记录的个性化推荐
让每封电子邮件都发挥作用
这就是构建一封清晰、完整且易于操作的电子邮件所需要的一切。
您无需过度思考每条信息，只需确保基本内容到位即可。
格式已备好，清单也已准备好。剩下的就是带着目的性去书写和发送。
如果处理得当，结构就会逐渐淡出背景，信息就会得到充分表达。 工作。